Como usar o Calau, do primeiro dia em diante

O que fazer na primeira meia hora, antes de preparar a primeira proposta.

1. 1Crie a conta em calau.app e confirme o endereço de e-mail. A organização nasce com o período de experiência activo, sem pedir cartão nem compromisso.
2. 2No segundo passo do registo indique o país e a moeda da organização. É o que decide a moeda dos orçamentos e os preços que vê em Plano e consumo.
3. 3Entre no Painel. É daqui que parte tudo: mostra o que está em curso, o que falta decidir e quanto já usou este mês.
4. 4Vá a Definições · Layout dos documentos e escolha o modelo gráfico, ou carregue o logótipo e as cores da sua organização. Tudo o que exportar daí em diante sai assim.
5. 5Em Definições · Orçamento (predefinições), indique o nome e a percentagem do imposto que a sua organização aplica. Poupa-lhe repeti-lo em cada orçamento.

Captura de ecrã por colocar.

A reter: Faça isto antes da primeira proposta. Mudar o layout depois obriga a exportar outra vez, e mudar o imposto não corrige orçamentos já fechados.

A via mais rápida, e a que existe para quem não tem tempo de abrir a plataforma. Envia o concurso e recebe o rascunho.

1. 1Vá a Definições · Canal de e-mail e carregue em Criar. A organização recebe um endereço secreto, só dela.
2. 2Envie para esse endereço os termos de referência em anexo. No mesmo e-mail pode juntar os currículos dos consultores, o perfil da empresa, a descrição dos serviços, trabalhos anteriores e a tabela de honorários.
3. 3Se não tiver um perfil escrito, conte no corpo do e-mail o que a empresa faz e o que já fez. Fica guardado na biblioteca e serve também as propostas seguintes.
4. 4Escreva no corpo as orientações: o que destacar, restrições, prazos. Tudo o que escrever orienta a redacção de todas as secções.
5. 5Receberá duas respostas: uma imediata a acusar a recepção, e outra minutos depois com o Word, o PDF e a folha de cálculo do orçamento em anexo, mais a lista dos pontos que ficaram assinalados.

Captura de ecrã por colocar.

A reter: O endereço é uma senha. Só aceita mensagens de endereços de membros da organização, e o conteúdo serve para redigir e mais nada: não aprova, não submete e não altera definições. Se o divulgar por engano, troque-o no mesmo ecrã.

Quando prefere acompanhar passo a passo, ou quando o concurso veio do Radar.

1. 1Em Oportunidades, crie uma nova e preencha o título, a entidade contratante, o país, a moeda, a língua e o prazo.
2. 2Escolha o tipo de documento. São oito, cada um com a sua estrutura de secções e a sua orientação de redacção.
3. 3Em Documentos, carregue os termos de referência e mande analisar. Aceita PDF, Word, Excel e texto.
4. 4Espere pela análise. No fim, a Matriz de Conformidade fica preenchida com os requisitos encontrados, cada um com a página de origem.
5. 5Em Orientações, escreva o que quer que a redacção destaque. É o equivalente ao corpo do e-mail e vale para todas as secções.

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A reter: Se preferir o caminho guiado, use o Assistente de proposta: faz os sete passos pela ordem certa e não o deixa avançar sem o essencial.

A lista do que o concurso exige e do que a sua proposta responde. É aqui que se vê o que falta.

1. 1Abra Matriz de Conformidade. Cada linha é um requisito extraído dos termos de referência, com tipo, obrigatoriedade, fonte e risco.
2. 2Confirme as linhas que a IA extraiu. As que ainda não confirmou aparecem contadas no topo.
3. 3Acrescente à mão o que faltar. Nem sempre o edital diz tudo no mesmo sítio, e o que a IA não viu não desaparece por isso.
4. 4Para cada requisito, indique a secção que lhe responde e a evidência. É esta ligação que permite avisá-lo de um requisito sem resposta antes de exportar.

Captura de ecrã por colocar.

A reter: Um requisito obrigatório sem resposta trava a exportação. Não é teimosia da plataforma: é a diferença entre uma proposta que concorre e uma que cai na triagem.

O que a sua organização sabe de si própria. Quanto mais lá estiver, melhor o Calau escreve.

1. 1Abra Biblioteca e carregue o perfil institucional, a descrição dos serviços, propostas anteriores, estudos de caso, referências de clientes, políticas e certificados.
2. 2Dê a cada documento um título e uma categoria. A categoria decide onde ele é procurado quando a redacção precisa de uma fonte.
3. 3Espere pela indexação. Um documento indexado passa a poder ser citado, e a coluna Indexação diz em que pé está.
4. 4Use a pesquisa no topo para confirmar que o que carregou é encontrado pelas palavras que espera.

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A reter: Uma digitalização sem texto não se indexa. Quando um documento fica com a indexação falhada, quase sempre é um PDF que é uma fotografia de papel.

Os currículos entram uma vez e servem todas as propostas.

1. 1Em Consultores e CVs, carregue o currículo de cada pessoa. O Calau extrai formação, experiência datada, línguas, sectores e países.
2. 2Reveja o perfil extraído e corrija o que for preciso. Pode pedir uma nova extracção se carregar uma versão melhor do currículo.
3. 3Com permissão para ver honorários, indique a tarifa diária de cada consultor. O orçamento usa-a antes de recorrer à estimativa do país.
4. 4Na oportunidade, abra Equipa e deixe o Calau propor quem encaixa nos papéis que o concurso exige. A recomendação vem explicada, critério a critério.

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A reter: Os currículos completos vão sempre em anexo à proposta, porque contam para a avaliação em muitos concursos. Não são resumidos a uma linha.

O Calau escreve, quem assina decide.

1. 1Abra Editor de Proposta. As secções vêm já pela estrutura do tipo de documento escolhido.
2. 2Gere as secções vazias. Cada uma é escrita a partir dos requisitos da matriz, das fontes da biblioteca e das suas orientações.
3. 3Leia o que ficou assinalado. O Calau marca o que não conseguiu fundamentar em vez de o inventar, e esses pontos aparecem contados no topo.
4. 4Edite directamente no editor. Uma secção aberta por si fica bloqueada para os outros durante trinta minutos, para duas pessoas não escreverem por cima uma da outra.
5. 5Em Metodologia, compare duas a quatro abordagens e escolha a que vai usar, ou combine-as.

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A reter: Os pontos assinalados são dados que o pedido não trazia. Se não os corrigir, saem como estão, e é por isso que a exportação os conta antes de deixar avançar.

Contas auditáveis, com a origem de cada tarifa à vista.

1. 1Abra Orçamento e peça a sugestão. A IA propõe as linhas, as quantidades e a fundamentação, e nunca os preços.
2. 2Confira cada linha. As que usam tarifa indicativa do país vêm assinaladas, e essa nota segue para o anexo financeiro.
3. 3Acrescente ou corrija linhas à mão. O total, o imposto e o arredondamento são calculados pela plataforma e não pela IA.
4. 4Se o concurso exige a proposta financeira em documento separado, configure o modelo em Definições · Proposta financeira, com capa, carta, dados da empresa e dados bancários.

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A reter: A moeda do orçamento tem de ser a que o concurso exige. Sendo diferentes, a exportação avisa em vez de deixar passar em silêncio.

O último passo antes de submeter, e o único que o Calau não faz por si.

1. 1Em Aprovações, percorra as etapas de revisão. O resumo separa o que trava do que apenas avisa.
2. 2Resolva os bloqueios: secções vazias, requisitos obrigatórios sem resposta, campos da IA por confirmar, moeda diferente da exigida.
3. 3Aprove a versão. Fica registada, com quem aprovou e quando.
4. 4Em Exportar, escolha o layout e gere. Recebe o Word e o PDF, e a folha de cálculo do orçamento quando o tipo de documento a leva.
5. 5Submeta ao destinatário. O Calau exporta; quem submete é sempre a sua organização.

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A reter: Cada exportação fica no histórico com a sua versão. Se precisar de voltar atrás, o ficheiro anterior continua lá.

Concursos publicados, reunidos todos os dias, para não descobrir um edital no dia em que fecha.

1. 1Abra Radar e filtre por país e por sector.
2. 2Abra o que lhe interessar. Cada cartão traz a entidade contratante, o prazo e a ligação ao anúncio original.
3. 3Crie a oportunidade a partir do cartão: o título, a entidade e o prazo vêm já preenchidos.
4. 4Nas definições da organização, active os alertas diários por e-mail e escolha os países que quer seguir.

Captura de ecrã por colocar.

A reter: Só aparecem concursos cujo prazo ainda não passou. Os que fecharam ficam guardados, para não voltarem a ser propostos, mas deixam de ocupar a lista.

Quanto já usou, o que o plano inclui e como se muda.

1. 1Abra Plano e consumo. Mostra os documentos produzidos este mês, as unidades de IA e os utilizadores, cada um com o seu limite.
2. 2A partir dos 80% aparece um aviso, para haver tempo de reagir antes de o limite travar.
3. 3Para mudar de plano, escolha o que quer na comparação e pague ali mesmo. Por cartão, a mudança é imediata, o acerto é proporcional ao que falta do período e a data de renovação não muda.
4. 4Em Moçambique pode pagar por carteira móvel. Cada período é uma compra à parte, sem débito automático: para renovar, paga outra vez.
5. 5Se precisar de mais documentos num mês, compre documentos avulsos. Juntam-se ao que o plano inclui e não expiram no fim do mês.

Captura de ecrã por colocar.

A reter: No período de experiência as propostas saem cortadas a meio e sem a parte financeira. Serve para julgar a qualidade do texto, não para enviar a um cliente.