Utiliser Calau, dès le premier jour

Ce qu’il faut faire dans la première demi-heure, avant de préparer la première proposition.

1. 1Créez le compte sur calau.app et confirmez votre adresse électronique. L’organisation démarre avec la période d’essai active, sans carte ni engagement.
2. 2À la deuxième étape de l’inscription, indiquez le pays et la devise de l’organisation. C’est ce qui détermine la devise des budgets et les prix affichés sous Forfait et consommation.
3. 3Ouvrez le Tableau de bord. Tout part d’ici : ce qui est en cours, ce qui attend une décision et ce que vous avez déjà consommé ce mois-ci.
4. 4Allez dans Paramètres · Mise en page des documents et choisissez un modèle graphique, ou chargez le logo et les couleurs de votre organisation. Tout ce que vous exporterez ensuite sortira ainsi.
5. 5Sous Paramètres · Budget (valeurs par défaut), indiquez le nom et le pourcentage de la taxe appliquée par votre organisation. Cela évite de le refaire à chaque budget.

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À retenir : Faites-le avant la première proposition. Changer la mise en page ensuite oblige à exporter de nouveau, et changer la taxe ne corrige pas les budgets déjà clos.

La voie la plus rapide, pensée pour qui n’a pas le temps d’ouvrir la plateforme. Vous envoyez l’appel d’offres, vous recevez le brouillon.

1. 1Allez dans Paramètres · Canal de courrier et appuyez sur Créer. Votre organisation reçoit une adresse secrète qui lui appartient.
2. 2Envoyez les termes de référence à cette adresse, en pièce jointe. Dans le même message vous pouvez joindre les CV de vos consultants, le profil de l’entreprise, la description des services, des travaux antérieurs et la grille d’honoraires.
3. 3Si vous n’avez pas de profil rédigé, dites dans le corps du message ce que votre entreprise fait et a fait. C’est conservé dans la bibliothèque et sert aussi aux propositions suivantes.
4. 4Écrivez vos consignes dans le corps : ce qu’il faut mettre en avant, les contraintes, les délais. Tout ce que vous écrivez oriente la rédaction de chaque section.
5. 5Vous recevrez deux réponses : une immédiate qui accuse réception, et une autre quelques minutes plus tard avec le Word, le PDF et le tableur du budget en pièce jointe, ainsi que la liste des points signalés.

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À retenir : L’adresse est un mot de passe. Elle n’accepte que les messages des membres de l’organisation, et le contenu sert à rédiger et à rien d’autre : il n’approuve pas, ne soumet pas et ne change aucun paramètre. Si elle est divulguée par erreur, remplacez-la sur le même écran.

Quand vous préférez suivre étape par étape, ou quand l’appel vient du Radar.

1. 1Dans Opportunités, créez-en une et renseignez le titre, l’entité contractante, le pays, la devise, la langue et la date limite.
2. 2Choisissez le type de document. Il y en a huit, chacun avec sa structure de sections et ses consignes de rédaction.
3. 3Dans Documents, chargez les termes de référence et lancez l’analyse. PDF, Word, Excel et texte sont acceptés.
4. 4Attendez l’analyse. À la fin, la Matrice de conformité est remplie avec les exigences trouvées, chacune avec sa page d’origine.
5. 5Dans Consignes, écrivez ce que la rédaction doit mettre en avant. C’est l’équivalent du corps du message et cela vaut pour toutes les sections.

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À retenir : Si vous préférez un parcours guidé, utilisez l’Assistant de proposition : il suit les sept étapes dans le bon ordre et ne vous laisse pas avancer sans l’essentiel.

La liste de ce que l’appel d’offres exige et de ce à quoi votre proposition répond. C’est là qu’on voit ce qui manque.

1. 1Ouvrez la Matrice de conformité. Chaque ligne est une exigence extraite des termes de référence, avec son type, son caractère obligatoire, sa source et son risque.
2. 2Confirmez les lignes extraites par l’IA. Celles que vous n’avez pas confirmées sont comptées en haut.
3. 3Ajoutez à la main ce qui manque. Un appel d’offres ne dit pas tout au même endroit, et ce que l’IA n’a pas vu n’en existe pas moins.
4. 4Pour chaque exigence, indiquez la section qui y répond et la preuve. C’est ce lien qui permet de vous avertir d’une exigence sans réponse avant l’export.

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À retenir : Une exigence obligatoire sans réponse bloque l’export. Ce n’est pas de l’entêtement : c’est la différence entre une proposition qui concourt et une qui saute au tri.

Ce que votre organisation sait d’elle-même. Plus il y en a, mieux Calau rédige.

1. 1Ouvrez la Bibliothèque et chargez le profil institutionnel, la description des services, des propositions antérieures, des études de cas, des références clients, des politiques et des certificats.
2. 2Donnez à chaque document un titre et une catégorie. La catégorie détermine où il est cherché quand la rédaction a besoin d’une source.
3. 3Attendez l’indexation. Un document indexé peut être cité, et la colonne Indexation indique où il en est.
4. 4Utilisez la recherche en haut pour vérifier que ce que vous avez chargé se trouve avec les mots auxquels vous pensez.

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À retenir : Une numérisation sans texte ne s’indexe pas. Quand un document finit en indexation échouée, c’est presque toujours un PDF qui est une photographie de papier.

Les CV entrent une fois et servent à toutes les propositions.

1. 1Dans Consultants et CV, chargez le CV de chaque personne. Calau en extrait la formation, l’expérience datée, les langues, les secteurs et les pays.
2. 2Relisez le profil extrait et corrigez ce qu’il faut. Vous pouvez demander une nouvelle extraction si vous chargez une meilleure version du CV.
3. 3Avec la permission de voir les honoraires, indiquez le tarif journalier de chaque consultant. Le budget l’utilise avant de recourir à l’estimation du pays.
4. 4Dans l’opportunité, ouvrez Équipe et laissez Calau proposer qui correspond aux rôles exigés. La recommandation est expliquée, critère par critère.

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À retenir : Les CV complets accompagnent toujours la proposition, car beaucoup d’appels d’offres les notent. Ils ne sont pas réduits à une ligne.

Calau rédige, celui qui signe décide.

1. 1Ouvrez l’Éditeur de proposition. Les sections suivent déjà la structure du type de document choisi.
2. 2Générez les sections vides. Chacune est rédigée à partir des exigences de la matrice, des sources de la bibliothèque et de vos consignes.
3. 3Lisez ce qui a été signalé. Calau marque ce qu’il n’a pas pu fonder au lieu de l’inventer, et ces points sont comptés en haut.
4. 4Modifiez directement dans l’éditeur. Une section que vous ouvrez est verrouillée pour les autres pendant trente minutes, afin que deux personnes n’écrivent pas l’une sur l’autre.
5. 5Dans Méthodologie, comparez deux à quatre approches et choisissez celle que vous retenez, ou combinez-les.

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À retenir : Les points signalés sont des données que la demande n’apportait pas. Sans correction, ils sortent tels quels, et c’est pour cela que l’export les compte avant de vous laisser passer.

Des calculs vérifiables, avec l’origine de chaque tarif en évidence.

1. 1Ouvrez le Budget et demandez la suggestion. L’IA propose les lignes, les quantités et la justification, jamais les prix.
2. 2Vérifiez chaque ligne. Celles qui utilisent le tarif indicatif du pays sont signalées, et cette note passe dans l’annexe financière.
3. 3Ajoutez ou corrigez des lignes à la main. Le total, la taxe et l’arrondi sont calculés par la plateforme et non par l’IA.
4. 4Si l’appel d’offres exige la proposition financière en document séparé, configurez le modèle sous Paramètres · Proposition financière, avec couverture, lettre, données de l’entreprise et coordonnées bancaires.

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À retenir : La devise du budget doit être celle qu’exige l’appel d’offres. Si elles diffèrent, l’export avertit au lieu de laisser passer en silence.

La dernière étape avant la soumission, et la seule que Calau ne fait pas à votre place.

1. 1Dans Approbations, parcourez les étapes de révision. Le résumé sépare ce qui bloque de ce qui avertit seulement.
2. 2Levez les blocages : sections vides, exigences obligatoires sans réponse, champs de l’IA non confirmés, devise différente de celle exigée.
3. 3Approuvez la version. Elle est enregistrée, avec qui l’a approuvée et quand.
4. 4Dans Exporter, choisissez la mise en page et générez. Vous recevez le Word et le PDF, et le tableur du budget quand le type de document en comporte un.
5. 5Soumettez au destinataire. Calau exporte ; celui qui soumet, c’est toujours votre organisation.

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À retenir : Chaque export reste dans l’historique avec sa version. S’il faut revenir en arrière, le fichier précédent est toujours là.

Des appels d’offres publiés, rassemblés chaque jour, pour ne pas découvrir un avis le jour où il se ferme.

1. 1Ouvrez le Radar et filtrez par pays et par secteur.
2. 2Ouvrez ce qui vous intéresse. Chaque fiche porte l’entité contractante, la date limite et le lien vers l’avis d’origine.
3. 3Créez l’opportunité à partir de la fiche : le titre, l’entité et la date limite sont déjà renseignés.
4. 4Dans les paramètres de l’organisation, activez les alertes quotidiennes par courrier et choisissez les pays à suivre.

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À retenir : Seuls les appels dont la date limite n’est pas passée sont affichés. Ceux qui se sont fermés sont conservés, pour ne pas être proposés de nouveau, mais ils n’encombrent plus la liste.

Ce que vous avez consommé, ce que le forfait comprend et comment en changer.

1. 1Ouvrez Forfait et consommation. S’y affichent les documents produits ce mois-ci, les unités d’IA et les utilisateurs, chacun avec sa limite.
2. 2À partir de 80 %, un avertissement apparaît, pour avoir le temps de réagir avant que la limite ne bloque.
3. 3Pour changer de forfait, choisissez-le dans la comparaison et payez sur place. Par carte, le changement est immédiat, l’ajustement est proportionnel au temps restant et la date de renouvellement ne bouge pas.
4. 4Au Mozambique, le paiement par portefeuille mobile est possible. Chaque période est un achat distinct, sans prélèvement automatique : pour renouveler, vous payez de nouveau.
5. 5S’il vous faut plus de documents un mois donné, achetez des documents à l’unité. Ils s’ajoutent à ceux du forfait et n’expirent pas en fin de mois.

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À retenir : En période d’essai, les propositions sortent coupées en deux et sans la partie financière. Cela sert à juger la qualité du texte, pas à l’envoyer à un client.